Dentro del ámbito de la economía y la contabilidad un balance de situación es un documento que puede generar cada empresa el primero de enero, en el que se analiza y determina su estado de patrimonio. Esto quiere decir que se describen los elementos que la empresa o negocio posee.
Para esto se elabora una sencilla fórmula en el que se coloca:
Patrimonio = Bienes + derechos – obligaciones
Una vez tengamos esta fórmula, es importante que desarrollemos cada uno de los términos o conceptos para alcanzar un entendimiento global de lo que ocurre en un Balance de Situación y sus razones.
Indice
Bienes
Se trata del conjunto de elementos que la empresa ha adquirido desde su fundación o creación y en esto se incluyen maquinaria, el mobiliario, equipos informáticos, edificios, instalaciones, mercancía para vender, artículos de oficina y demás artefactos o componentes para su normal desempeño de funciones.
Derechos
Son aquellas deudas que otras empresas poseen con la nuestra empresa. Por ejemplo, si nuestra empresa ha vendido un producto o una marca y aún no se nos ha retribuido ni se ha podido cobrar, la empresa tiene el derecho de ejercer funciones para poder obtener el dinero. Esto puede hacerse por la vía legal o ejecutando acciones de persuasión y convencimiento hasta lograr el objetivo final, siempre en el marco de los instrumentos legales.
De igual forma, en este elemento patrimonial se incluyen créditos a clientes por ventas no cobradas aún, depósitos bancarios a largo plazo y demás como por ejemplo patentes, marcas, franquicias, adquiridas.
Obligaciones
Cuando nosotros debemos dinero a otras empresas, hemos comprado y aún no hemos solventado esa deuda, como empresa tenemos la obligación de pagar el producto o marca en el lapso del tiempo establecido.
El patrimonio de la empresa no se trata únicamente de lo que se posee, sino que se le suma lo que nos deben y lo que adeudamos. De igual forma se pueden incluir en este punto, las deudas con proveedores por pagos atrasados, con bancos por créditos recibidos o hipotecas, pagos pendientes a Hacienda y otros préstamos que se le hayan hecho.
Esto se genera en la empresa mediante las compras, pero básicamente es importante tener presente que las compras requieren un dinero de dónde surja la posibilidad de hacer dicha compra. Esto se establece a raíz de los conceptos de activo, patrimonio neto y pasivo.
El pasivo y el patrimonio neto viene a ser el origen del dinero, mientras que el activo es el destino.
Para hacer un ejemplo de un Balance de Situación de esta última explicación usamos lo siguiente:
Si poseemos 10 $ y necesitamos o queremos comprar un pantalón que marca el precio de 15$, evidentemente no podemos hacer la compra. Sin embargo, tenemos a un amigo a quien pedirle 5 $ para poder comprar, ese dinero debo tener presente devolvérselo posteriormente, pero al tener los 15$ ya se puede comprar el pantalón.
Si acudimos al comercio y lo compramos, ya se tiene fijado 10$ nuestros, más 5$ que nos han prestado y al mismo tiempo tenemos el pantalón cuyo valor es 15$.
En esto se establece la igualdad fundamental en el ámbito de la economía que se traduce de la siguiente manera:
Activo (decidido como el destino del dinero) = patrimonio neto (conjunto de elementos) + pasivo (las deudas que tenemos)
No podemos adquirir un producto de más valor que lo que poseemos, es por ello que el activo que es el destino de nuestro dinero debe ser exactamente igual (igualdad total) al dinero con el cuál empezamos a funcionar más el pasivo.
En el activo se tiene los bienes, más los derechos
En el pasivo entrarían las obligaciones. Con estos elementos se puede empezar a conocer la situación de la empresa. Anteriormente habíamos comentado que el Balance de Situación es el documento que genera la empresa cada 1ero de enero.
Esto quiere decir que es el documento con el que se inician todos los procesos contables. A partir de esta fecha la empresas o comercios deben estar al tanto de cuál es su situación patrimonial y se debe evaluar la cantidad de mercancía que tiene en el stock, el mobiliario, accesorios y artículos de oficina, el dinero que se cuenta en efectivo en casa o en las entidades bancarias y financieras, cuál es la deuda y si el dinero que debemos es a corto plazo.
Conociendo todo este panorama o situación económica, se puede tomar la decisión que la empresa necesita a futuro. Si no se cuenta con mucho dinero en el activo, pero se tiene la responsabilidad de saldar una deuda esencial a corto plazo, se deben tomar las medidas necesarias para evitar entrar en la situación de suspensión de pagos.
Entonces, este documento nos muestra un análisis descriptivo de la situación de la empresa, es por eso el nombre Balance de Situación, que viene de la fórmula que se mantiene en un perfecto equilibrio, es decir, no puede haber más en un elemento que en otro a menos que se hable de situaciones de quiebra o de otras circunstancias desfavorables.
También puedes ver: Análisis de balances
Ejemplo
Otro ejemplo que podemos utilizar pasa saber cómo hacer un balance de situación y describir mucho más exacto lo que significa, tenemos el siguiente:
Existe una empresa llamada Zapatería El Honroso, recién creada y al final de sus primeros meses de entrar en ejercicio hace un inventario para determinar la situación patrimonial. Por ejemplo, el 31 de diciembre de ese mismo año. Empezando, adquieren un local comercial por un monto de 50 mil €, que se financió por hipoteca que concede un banco por el valor de 40 mil €. La existencia en el almacén y en las tiendas son únicamente zapatos con un valor de 8500 € de damas y de 8000 los de caballero. Este es el balance de situación inicial.
Zapatería el Honroso
- Local: 50.000€
- Hipoteca 40.000€
- Zapatos damas 8500€
- Zapatos caballeros 8000€
Algunos proveedores nos han permitido hacer un pago con plazo y la deuda a estos proveedores al 31 de diciembre es de 3200 €. Luego de la compra del local, instalamos algunos elementos, como estantes, con un costo de 3500€ y un mueble que costó 1.300 €. Tenemos 350€ para otros gastos diversos y una cuenta corriente que a esa fecha contaba con 1550€.
- Deudas proveedores 3200€
- Costo de estantes 3500€
- Costo del mueble 1300€
- Dinero efectivo 350€
- Cuenta corriente 1550€
A partir de estos datos se construye un modelo de Balance de Situación de inventario de la Zapatería El Honroso a final de año, observando partidas y los importes que se manejan.
Los bienes con que se cuentan son el local que se adquirió por los 50000 €, además la mercancía por 16500 €, más 8500 en zapatos de damas y 8000 € en zapatos de caballeros, así como las instalaciones, con los estantes y el mueble. Todo suma 4800 €, sumando local, mercancía e instalaciones, todos los bienes ascienden a 71300 €.
Inventario
Bienes
- Local comercial: 50000€
- Zapatos dama: 8500 €
- Zapatos caballero 8000 €
- Estantes: 3500 €
- Mueble: 1300 €
Valor de los bienes: 71300 €
Derechos
- Efectivo: 350 €
- CC: 1500 €
Valor de los derechos: 1900 €
Como los clientes pagan a contado, no tenemos en la empresa cuentas pendientes de cobrar a clientes, En todo caso, contamos con 350 € efectivos y 1500 € en la cuenta, de manera disponible. Esto quiere decir que el total de los derechos asciende a 1900 €. Sin embargo, contamos con obligaciones. Tenemos una hipoteca a la que debemos al banco 40 mil € , del que aún no hemos pagado ningún plazo, y del mismo modo debemos 3200 € a los proveedores. Esto hace un total de 43.200 euros en nuestras obligaciones.
Obligaciones
- Hipoteca: 40000 €
- Deudas proveedores: 3200 €
Si observamos las obligaciones están escritas en rojo. En las prácticas contables las partidas que significan salidas, o entradas negativas, se suelen poner en rojo o con un signo – o entre paréntesis (). Una vez hecho el inventario de la empresa, ya se puede tener la descripción de su patrimonio a la fecha del 31 de diciembre, sumando bienes y derechos y luego restando obligaciones, obteniendo el balance de situación final.
Bienes+ derechos- obligaciones
Que en este caso es de 30.000 €
De este ejemplo es importante extraer dos conclusiones, que es que todo cuadra siempre en la ecuación del balance de situación:
bienes + derechos = obligaciones + obligaciones.
Lo segundo es la insistencia en indicar la fecha, 31 de diciembre. Observamos una situación en un momento concreto, a final de año, sin embargo, un mes después el equilibrio de la fórmula podría ser otro.
A partir de este punto se puede pasar a analizar la estructura de Balance de situación. Esto se denomina como un estado contable, forma parte de los documentos que las sociedades comerciales presentan al término de cada ejercicio económico que ocurre los 31 de diciembre.
Igual que el resto de los estados financieros, el balance de situación manifiesta el estado fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa en determinado momento.
Finalmente, el balance de situación nos viene a mostrar o expresar entonces una misma realidad desde dos puntos de vista, como lo comentamos en la tabla anterior, recursos ordenados por liquidez de menos a más y en el lado derecho el patrimonio neto y el pasivo que son las obligaciones que la empresa contrajo para el financiamiento.
