Presentar tus facturas al día en la contabilidad de tu empresa es una de las tareas que se deben realizar con más cuidado y atención, pues es muy común encontrar facturas que no fueron contabilizadas en el periodo correspondiente y por lo tanto, no se realizó el devengo de los importes por dichas facturas.

Esto puede suceder por distintas razones, la mayoría de las veces esto acontece porque muchas empresas o autónomos realizan una gran cantidad de facturaciones anuales y muchas veces en el proceso, quedan algunas facturas traspapeladas que no se contabilizan.

También ocurre porque en algunas ocasiones las facturas no llegan a tiempo y el contador no tiene la oportunidad de incluirlas en el ejercicio correspondiente. Esto puede que represente un problema, por lo cual muchas personas se preguntan qué hacer con esas facturas no contabilizadas y si es posible o no incluirlas en un ejercicio posterior.

En este artículo conocerás qué hacer cuando ocurre una situación similar y cómo contabilizar facturas de años anteriores en el marco de la ley.

¿Cuáles facturas se pueden deducir en la declaración? 

Registrar y declarar las facturas deducibles a tiempo es importante, ya que estas servirán para deducir un gran porcentaje de impuestos como el UVA y el IRPF en el caso de los autónomos.

Sin embargo, para todo este proceso existe un límite sobre cuáles son las facturas que realmente podrás contabilizar luego de no haberlo podido hacer en el periodo correspondiente, puesto que la ley establece en un principio que no se puede declarar una factura que no coincida con la relación entre gastos e ingresos de dicho periodo.

Para estas situaciones aplican ciertas condiciones para la deducción de impuestos, por ejemplo, se podrán incluir facturas anteriores que impliquen una mayor tributación de impuestos que más adelante te explicaremos con detalles para que puedas proceder correctamente.

En este sentido, la ley establece que se podrán contabilizar aquellas facturas atrasadas que tengan un tiempo máximo de cuatro años para poder aplicar la deducción del IVA que correspondería a la factura.

¿Cuál es el plazo para contabilizar facturas atrasadas?

Entonces, si me atraso con una factura ¿Cuánto tiempo debo esperar para incluirla en un registro y a su vez declararla para aplicar la deducción? La respuesta es sencilla, dado que la declaración del IVA se realiza de forma trimestral, podrás realizarlo en el próximo trimestre en caso de que tú o tu contador se hayan percatado de este error.

contabilizar facturas de años anteriores

Sin embargo, muchas veces existen facturas que se traspapelan por tanto tiempo, que puede pasar hasta un año y más, sin que te des cuenta que no realizaste la declaración correspondiente. Para ello, debes tener claro a qué periodo pertenece la factura y en caso de quererla incluir en los registros contables de la fecha actual y tener en cuenta el porcentaje de impuestos que le corresponden a dicha factura.

Esto lo puedes realizar en un plazo de tres meses hasta cuatro años, siempre y cuando tomes en cuenta la fecha en que se emitió la factura, para que se apliquen el devengo de impuestos correcto.

¿Cuáles son las condiciones establecidas para contabilizar facturas atrasadas?

Hemos llegado a una parte muy importante. Y es que aunque todo este proceso es posible y te evitará muchos problemas legales que pueden surgir en una inspección de tus libros contables, es importante que puedas realizar todo el proceso tomando en cuenta las condiciones que aplican para contabilizar facturas atrasadas.

En primer lugar, es importante tomar en cuenta la normativa del IVA, que te indicará la forma correcta de proceder en estos casos. Esta normativa establece que se podrá incluir la factura con su importe deducible en el registro de un trimestre diferente, si la misma expresa la cuota del IVA que aplica para dicha factura en el periodo en que se realizó.

También, se debe desglosar de forma correcta la factura en cuestión y expresar en el libro de facturas recibidas del trimestre cada aspecto de dicho desglose. Es decir, la base imponible, el IVA que corresponde a la factura, el importe del IVA y el total.

Otro aspecto importante, es que la factura no genere una menor tributación en caso de que quieras producir una deducción en los impuestos respectivos. Y en último lugar, que no hayan pasado los cuatro años máximos que se permiten para registrar la factura fuera de su fecha.

Normativa que regula la contabilización de facturas atrasadas

contabilizar facturas de años anteriores

En el marco de la ley es importante conocer cuáles son las normativas y leyes que regulan el registro y contabilización de facturas atrasadas, puesto que esto te ayudará a realizar el procedimiento de forma correcta y en caso de haber contratado una consultoría contable, puedas estar al tanto de que todo se está realizando de manera correcta.

En este sentido, las condiciones que hemos expresado a lo largo de todo este artículo, se encuentra expresadas en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, esta es, la Ley del Impuesto sobre el valor añadido (IVA). La misma presenta las condiciones antes mencionadas y la forma de presentar el desglose de facturas atrasadas.

También es importante que tomes en cuenta el Decreto 140/2014, de 29 de diciembre, del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, la misma presenta el procedimiento para acelerar la expedición de facturas de proveedores.

¿Cómo contabilizar facturas atrasadas?

Ahora bien, el proceso para la contabilización de facturas atrasadas es sumamente sencillo. Bien sea que lo realices tú directamente o tu contador, solo deberás seguir los siguientes requisitos:

1. Las facturas atrasadas se registran legalmente a través del modelo 303, por lo cual deberás llenar este formulario con las especificaciones de la factura atrasada que está incluyendo en el registro contable para la declaración trimestral del IVA. Es importante saberlo porque algunos contadores no te dan esta información, lo que implica más gastos para ti.

2. Especificar en el registro contable de facturas la fecha en que se expidió la factura y los respectivos detalles y datos de la misma, como el número de factura, nombre del proveedor, NIF y nombre del que solicita la factura.

3. Haber realizado correctamente en el registro un desglose de la factura que exprese la base imponible, el impuesto (IVA, ISPF, Impuesto de Sociedades) y el total de dicha factura.

¿Cómo se deducen los gastos según cada impuesto?

contabilizar facturas de años anteriores

La importancia de presentar una factura atrasada radica en primer lugar, en evitar problemas legales por evasión de impuestos. La segunda razón es que al presentar una factura que haya sido expedida para una actividad que genere un ingreso a la empresa, se pueda generar una deducción en los impuestos imputados.

En este sentido, el IVA, como se explicó con anterioridad es uno de los más relevantes. Sin embargo, también se puede aplicar la deducción de gastos en otros impuestos como el Impuesto de Sociedades. A continuación te presentamos como proceder en cada caso.

Deducción de los gastos en el impuesto de sociedades

En este caso, el impuesto expresado en la factura debe atribuirse a las ganancias o pérdidas que resultan de las sociedades de una persona jurídica con otra. La omisión de este impuesto en algunas facturas se puede deber al desconocimiento de qué es lo que se debe facturar y lo que no como autónomo.

Para ello puedes ver distintos Ejemplos de declaración de renta que muestran los distintos casos que se pueden presentar.

En este caso se realizará la deducción de los gastos por impuestos de sociedades al periodo correspondiente, siempre y cuando este registro no represente una cantidad o porcentaje inferior a la que correspondía para la fecha en la que se debía registrar. 

Deducción de las cuotas sobre el impuesto del valor añadido

Una vez aplicadas todas las condiciones explicadas anteriormente, si el importe del impuesto es igual o menor que el periodo correspondiente en que se contabiliza la factura atrasada, se aplica la deducción de gastos sobre el IVA, sin embargo, si el impuesto es mayor, no se podrán deducir las cuotas del mismo.

Facturas rectificativas

Existen casos en los que se realiza el registro de la factura a tiempo, pero luego del plazo tu contador o tú como persona jurídica, se percatan de que el registro se realizó de forma incorrecta y tienen que hacerlo nuevamente para poder contabilizar correctamente la factura.

En este caso ¿Cómo se presentara entonces una factura que ya se registró? A través de las facturas rectificativas, estas facturas se realizan para corregir o incluir datos que se habían omitido en el momento de registrarlas. Para ello, solo deberás modificar los datos erróneos y en el caso de que haya declarado un mayor porcentaje de IVA u otro impuesto imputable, corregir este dato.

Sin embargo, si es el caso de que tu factura disminuyó la cuota del IVA que correspondía y por lo tanto declaraste menos del impuesto imputable, deberás realizar una liquidación complementaria con la ayuda de un contador.

Esta liquidación se deberá añadir a la declaración trimestral a través del modelo 303 que corresponde a las facturas atrasadas y por su puesto en el respectivo registro trimestral con los datos que corresponden a la factura rectificativa y su desglose.


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