Te has preguntado ¿cuáles son las tareas de un responsable de administración?

En este artículo te vamos a explicar detalladamente qué hace un jefe de administración y las responsabilidades que tiene a su cargo.

Competencias de un responsable de administración 

En las PYMES es común observar que solo se centren en aumentar las ventas, cuando quizás lo más importante para mejorar el funcionamiento sería hacer un análisis global de la empresa para poder tener buena información y poder tomar decisiones. Esta ardua labor le corresponde al Responsable de Administración, Jefe de Administración, Director Financiero, Director de Administración o como quiera llamarse.

Sueldo responsable de administración

Hay muchas veces que se le exigen muchas funciones al responsable de administración (los 10 siguientes puntos y muchos más) pero el sueldo que pueda recibir no va acorde al puesto que tiene. Sin embargo, en otro articulo hablaremos sobre eso.

Jefe de administración: funciones

En mi opinión las 10 primeras cosas que debe hacer un Responsable de Administración son las siguientes:

Auditoria interna,

Con el objeto de determinar cual es la situación general y si la contabilidad refleja la imagen fiel de la empresa; o si en cambio se ha ido realizando para pagar los menos impuestos posibles pero poco tiene que ver con la realidad.

Auditoria financiera

 para ver si las cuentas bancarias que hay son las que necesita la empresa (buscar el punto de equilibrio: puede tener muchas cuentas, cosa que no interesa o trabajar solo con una y que le estén cobrando muchas comisiones o intereses altos). Analizar los préstamos con el objeto de ver si la financiación de la empresa es la óptima, y analizar vencimientos e intereses.

Revisar principales cuentas contables:

572,430,400,475,476, viendo que verdaderamente coincide con la realidad y tener especial cuidado con  las cuentas 550 y 555 ya que suele ser las principales cuentas que se usan llevando a cabo una mala gestión contable.

Revisar la caja

Otra de las funciones del jefe de administración es ver si el saldo de caja refleja el saldo real y estimarlo siempre en función de las ventas (el % apropiado de manera genérica será un 3% del total de facturación)

Certificados electrónicos solicitados. 

Comprobar que la empresa tiene certificados electrónicos solicitado y si no es así solicitarlo, también es una de las funciones de un jefe de administración.

Evaluación del desempeño de tareas.

Optimizar el rendimiento de todos los empleados de la empresa, definiendo de manera exhaustiva lo que tiene que hacer cada persona.

Establecer objetivos

Ver hacia donde quiere llegar la empresa y marcar siempre un objetivo a primero de año y poner todos los medios para conseguirlo. Al final de año ver posibles desviaciones del objetivo marcado.

El encargado de administración debe comprobar que el inventario es el real

En la mayoría de empresas se usa para ajustar el beneficio, ya que la empresa es posible que venda en B y suela dar perdidas y use la cuenta de existencias para generar beneficio.

Comprobar balances

Repaso de los activos en balance y comprobar que se han dotado correctamente las amortizaciones.

Analizar principales ratios y Cash flow,

haciendo las previsiones de tesorería que nos permitan cumplir con nuestros compromisos de pagos.

Como vemos el jefe o responsable de administración requiere de unas determinadas acciones para conseguir que la empresa consiga los objetivos marcados dentro del plan estratégico planteado.

¿En qué podemos ayudarte?