En la estructuración y sistematización de una empresa todos los recursos son importantes, desde los materiales tangibles hasta el personal humano, donde cada cosa tiene su uso y cada persona cumple su función.

Desde los altos mandos hasta los empleados con menor cargo, todos tienen su labor que cumplir, y aunque ya mencionamos que todo el personal de una empresa es importante, cabe acotar que uno de los puestos más importantes que hay en este tipo de estructura, es el de administrador.

Puede haber muchas personas que no estén al tanto sobre las responsabilidades que ocupa este cargo en una empresa y la importancia que hay en que el puesto sea ocupado por un individuo completamente capacitado.

Por esa razón, es que en este post vamos a hablar sobre las responsabilidades de un administrador, cuáles son sus funciones, su importancia y mucho más.

¿Qué es un administrador?

Responsabilidades de un administrador

El administrador es conocido como la persona o personas que se encargan de manejar todos los recursos de los que dispone una empresa, y que necesita emplear para llevar a cabo la organización y gestión de todo el sistema por el que se maneja la entidad, y así poder obtener los resultados deseados.

Además, cabe acotar que la ley de sociedades hace constar que toda entidad o sociedad que sea de naturaleza mercantil y comercial, debe poseer un área administrativa que se encargue de todo el manejo y gestión de la misma.

Ahora bien, el órgano administrativo no solo se encarga de que el funcionamiento de la sociedad esté en orden y sea correcto, sino que también se encarga de representar a la empresa y gestionar todas sus relaciones, ya sea con otras sociedades, socios, clientes y otros.

Por otro lado, cuando nos referimos a la o las personas que se encargan del área de administración, debemos asegurarnos que sean individuos completamente capacitados para ejercer las labores y responsabilidades que le corresponden a este cargo.

Siguiendo esta línea de ideas, tenemos que la ley aprueba que cualquier individuo mayor de edad, desde personas físicas y jurídicas, hasta quienes no son socios, tienen la oportunidad de ser administradores, ya que esta área no necesariamente debe implicar a los socios.

Aunque, cabe acotar que quien sea que ejerza las labores y funciones como administrador, debe coincidir con aquellos que sean los socios.

Funciones de un Administrador

Ahora bien, un administrador puede y tiene la necesidad de llevar a cabo varias funciones, que son las que mencionamos a continuación:

Representación

Una persona física no dispone de las capacidades para poder representar a toda la entidad o empresa, ante sus relaciones con sociedades externas, ni tampoco las que implican decisiones internas. Es por eso que el órgano de administración se encarga de la representación general de la sociedad.

De esta forma, es la figura de administración quien hace representación de la entidad, frente a sociedades externas, con la intención de mediar y gestionar en conjunto todo aquello que está relacionado a la negociación acciones y actividades mercantiles.

Responsabilidades de un administrador

Por otro lado, los altos mandos de la empresa poseen el total derecho de decidir quién será el que se encargue de las actividades de gestión y administración.

Además, el administrador puede transferir su autoridad y potestades, cuando lo considere necesario y se relacione con decisiones importantes que dirigen el devenir de la empresa.

Gestión

Como ya mencionamos, la gestión es la principal ocupación que entra dentro de las funciones de un administrador, donde los ocupantes del cargo deben encargarse de tomar decisiones importantes y que son necesarias para el funcionamiento de la empresa.

Esto se hace con la intención de que el trabajo y efecto de la sociedad se haga de forma correcta, además de poder cumplir con todos los estatutos establecidos en la ley.

De esta forma, sabemos que un administrador tiene la responsabilidad gerencial y de dirección en la empresa, otorgándole funciones importantes, como la toma de decisiones y efecto en los diferentes aspectos empresariales, como en el área financiera, comercial y otras.

Responsabilidades de un Administrador

Una vez que sabemos las áreas de enfoque que tiene un administrador y la importancia del mismo en una sociedad, debemos tener en cuenta las acciones de un administrador tienen efecto ante terceros, que se ven reflejados por medio de la entidad.

Por otro lado, el mismo administrador es quien se responsabiliza ante los socios, por cualquier daño o conflicto que sus acciones hayan ocasionado, además de responder ante omisiones contrarias de la ley o por el incumplimiento de las responsabilidades que le competen.

Aunque, según el efecto negativo que tengan las acciones de un administrador sobre la empresa o sociedad, también es probable que el mismo deba hacerse responsable ante esos daños ocasionados.

Según la ley de sociedades, un administrador debe cumplir sus funciones de forma eficiente y además, debe velar y defender los intereses de la empresa. Ahora que tenemos esto en cuenta, a continuación mencionaremos cuáles son las responsabilidades específicas de un administrador:

Civil y mercantil

El administrador de una empresa debe encargarse de que toda la estructura y sistema de la entidad esté en correcto funcionamiento, haciendo que se cumpla la normativa por la cual se fundamentó la entidad.

Responsabilidades de un administrador

Hacemos una acotación, en que las prácticas de la empresa deben ser gestionadas y dirigidas por el área de administración.

Por otro lado, un administrador puede hacer la disolución de la sociedad en caso de que la entidad no pueda realizar sus actividades ni cumplir las metas que se han propuesto desde el momento en que se fundó la entidad.

Además, la disolución también se considera en caso de que el capital llegue a estar por debajo del límite legal.

Responsabilidad Laboral

Es necesario acotar que no hay una normativa estricta que determine o regule la responsabilidad laboral, ya que esto viene implícito en cada uno de los deberes que tiene el administrador y desempeñarse en sus labores, ya que es responsabilidad moral y ética de cada empleado.

Además, en este concepto también se consideran las obligaciones y responsabilidades que no le competen al administrador, de las cuales debe estar notificado.

En cuanto a esta responsabilidad, podemos mencionar que entre las labores más destacadas, está verificar que la empresa tenga un continuo desarrollo de sus actividades, y en caso de que no sea así, debe buscar solventar los posibles problemas.

Por otro lado, también tenemos que ningún administrador debe usar su poder de gestión, para emplearlo en algún propósito ilegítimo o inmoral.

Responsabilidad tributaria

Un administrador también debe encargarse en cierta medida, de las responsabilidades tributarias que la empresa tenga con el estado.

Aunque, debemos acotar que la responsabilidad tributaria puede caer totalmente sobre el administrador, en caso de que la entidad haya cometido alguna ilegalidad y el área de administración no lo hubiera evitado.

Además, la responsabilidad también puede recaer sobre el administrador, en caso de que él mismo desee abandonar su cargo, pero que en ese momento aún haya obligaciones tributarias sin solventar.  

Responsabilidad Penal

Por último, es importante que consideremos la responsabilidad penal que le corresponde a un administrador, ya que además de responsabilizarse sobre sus propias acciones que puedan afectar a la sociedad, también debe hacerse cargo por las omisiones e irresponsabilidades de otros, que afecten a la entidad.

La penalización legal hacia un administrador, puede atribuírsele en diferentes situaciones, como el caso de que haya algún incumplimiento hacia los socios, falsificación de datos en el balance de situación, fraudes tributarios hacia Hacienda, violación contra los derechos de los trabajadores y otros casos.

Tipos de Administración

Una vez que ya sabemos cuáles son las responsabilidades y el tipo de actividades que debe llevar a cabo un administrador, ahora debemos mencionar que hay diferentes tipos de administración, que se pueden determinar por la manera en que trabajan y por cómo está compuesta:

  • Administrador único: Se da en el caso de que sea solo una persona física quien se encargue de toda el área de gestión y administración de la empresa. Es más común ver este tipo de administrador cuando se trata de entidades pequeñas, que no necesiten a más de una persona para encargarse de la gestión, y este individuo puede ser alguno de los fundadores de la sociedad o bien, un tercero que esté capacitado para cumplir con las funciones de un administrador.
  • Mancomunados: En este caso, nos referimos a cuando la administración de la entidad está en manos de dos individuos, donde las responsabilidades recaen sobre ambas partes y todas las tareas de gestión deben ser repartidas o manejadas por ambos. Este tipo es bastante común en las empresas que conlleven intereses diferentes, donde las decisiones importantes serán tomadas por ambas partes, buscando cubrir todos los intereses.  
  • Solidarios: Este tipo de administración se da en caso de que la administración sea gestionada por más de un individuos, sin embargo, la  gestión de cada parte será independiente, permitiendo que cada individuo pueda encargarse completamente de su labor asignada, o con la intención de repartir el poder de representación a más de una persona.
  • Consejos: Los consejos de administración son bastante comunes cuando se trata de empresas grandes, donde la gestión de la sociedad es responsabilidad de tres personas o más, sin sobrepasar el límite de doce personas al mando. Esto permite que haya un mayor control sobre todas las gestiones empresariales y un mayor nivel de consentimiento por parte de los individuos pertenecientes al consejo.

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