El proceso de calcular nómina es uno de más importantes dentro de la empresa, tanto para los trabajadores como para los dueños de la misma. Este documento permite plasmar cual es la totalidad de los pagos y cotizaciones que se le dan a cada empleado.
El cálculo de nómina le es entregado al empleado para su debido control, viniendo a ser como una especie de factura que certifique que efectivamente se le está pagando el sueldo que le corresponde, más otros pagos que conciernan de acuerdo a las distintas condiciones del empleado dentro de la organización.
Este documento tiene gran importancia porque permite además, que la empresa se cuide las espaldas ante los organismos reguladores, haciendo constar a través de este que la empresa cumple con toda la responsabilidad que le corresponde.
Indice
¿Qué es la nómina?
Antes de saber cómo calcular nómina mensual es importante que conozcas el concepto una nómina, para que tengas claro la importancia que esta tiene dentro de la empresa.
Se trata de un documento que se expide por parte de la empresa al empleado todos los meses, donde la organización expresa detalladamente el sueldo que el empleado está recibiendo en dicho mes y los pagos adicionales, como bonificaciones, horas extras, entre otros. En esta empresa también se especifican datos como la aportación de Impuesto Sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF) y los débitos de Seguridad Social.
¿Quién calcula la nómina?
El cálculo de nómina forma parte de los procesos contables de la empresa, por esta razón es bueno que cuentes con un asesor laboral o un asesor contable que te guíe a calcular de forma correcta todos los elementos a considerar dentro de este documento.
El departamento de recursos humanos es fundamental para esto, ya que se encargan de todo lo relacionado a la retribución de los trabajadores. En AVZ Consultores podemos asesorarte respecto a esta área y darte las claves para realizar correctamente el cálculo de nómina.
¿Qué elementos se deben tener en cuenta para calcular nómina?
Antes de calcular nómina es importante que tomes en cuenta todos los aspectos a considerar para que la planilla de tu nomina esté completa y brinde la información específica tanto al trabajador como delante de las instituciones de responsabilidad a nivel legal, contable y tributario.
Esta información te permitirá probar que realmente estas pagando a tus trabajadores las cantidades justas de acuerdo a su tiempo de trabajo y a los derechos que le corresponden dentro de la empresa. Además te ayuda a realizar una mejor baja cuando la relación laboral finalice y presentar el finiquito de manera correcta.
Datos de empresa y del trabajador
En esta sección de la nómina es donde se especifica la información exacta del trabajador y su relación con la empresa, así como los datos de la empresa.
En esta última (datos de la empresa) se debe colocar el Nombre legal de la empresa y el domicilio social, que es el lugar geográfico donde se encuentra operando la organización. También se debe incluir el Código de Identificación Fiscal (CIF) y el Código de Cuenta de Cotización.
En los datos del empleado o trabajador, se debe colocar, el nombre completo del mismo y el Número de Identificación Fiscal (NIF). También deberás colocar el grupo de cotización, que te permitirá realizar una especie de clasificación, de acuerdo al tipo de empleado y será fundamental para realizar correctamente el cálculo de nómina.
Podrás colocar la categoría profesional (aunque no es obligatorio desde la reforma del año 2016), sin embargo en este caso deberás reflejarlo como grupo profesional, en el cual puedes especificar las funciones que cumple dicho trabajador dentro de la empresa.
Se recomienda que la información de la empresa se coloque en el lado izquierdo de la planilla y los datos del trabajador en el lado derecho, ambos en la parte superior del documento.
Los devengos de los trabajadores
Los devengos corresponden a todas aquellas transacciones realizadas a favor de los trabajadores, es decir, son específicamente las cantidades de dinero que se aportan al trabajador mensualmente como remuneración o recompensa de su trabajo.
Existen dos tipos de devengos que se reflejaran en el documento del cálculo de nómina. El primero son los devengos salariales, los cuales corresponden a la remuneración, o en otras palabras, al sueldo base. Y por otro lado, están las precepciones no salariales que son todas aquellas que se otorgan al trabajador de manera extraoficial, que no son constantes y que no forman parte de su salario base.
Devengos o percepciones salariales
Como lo mencionamos anteriormente, los devengos salariales corresponden a aquellos devengos o percepciones financieras que recibe el trabajador como remuneración de su trabajo. Estas percepciones cotizan a la seguridad social y están conformadas por los siguientes pagos:
Salario base
Corresponde a la cantidad establecida por la empresa en acuerdo con el empleado que se entregara mensualmente como base de su remuneración. Se establece por medio de un convenio colectivo o a través de un acuerdo entre el empleado y el patrón.
Complementos salariales
Se refiere a aquellos pagos extra que realiza la empresa al trabajador y que aumentan el salario base, las mismas se deben plasmar de forma separada en la nómina. Pueden ser: plus por convenios, de antigüedad, de nocturnidad, por productividad, gratificación por beneficios, entre otros.
Horas extraordinarias
Se refiere al número de horas extra que laboró el empleado durante el mes y que no corresponden a su horario de trabajo. Estas horas se pueden remunerar con dinero o con tiempo de descanso, en este último caso no tendrán que ser reflejadas en la nómina.
Horas complementarias
Hace alusión a un tiempo de trabajo realizado por un tiempo superior al de la jornada parcial. Es aplicable cuando en el contrato laboral se especifica que el trabajador no cubrirá las horas completas sino medio tiempo.
Gratificaciones extraordinarias
Son los pagos extras especificados por el convenio colectivo, los cuales se realizan dos veces al año. Uno se entrega en Navidad y el otro en la fecha estipulada por el convenio colectivo.
Salario en especie
Son los pagos que no se otorgan con dinero sino con productos y servicios que beneficien al empleado. En este caso, se deberá reflejar en la nómina, el equivalente en cantidad al producto o servicio con que se esté pagando.
Devengos o percepciones no salariales
Los devengos no salariales son todos aquellos pagos que se le otorgan al empleado y que no corresponden a una remuneración por jornadas trabajadas. Dentro de ellas se encuentran las siguientes percepciones:
Pluses
Los pluses son los pagos que se le realizan al trabajador por ejecutar una acción que no está contemplada en su contrato de trabajo y no forman parte de sus funciones dentro de la empresa. Dentro de ellos se encuentran el plus por compra de uniforme o materiales de trabajo, gastos para trasporte, manutención, viajes o estadía en hoteles. La cantidad que se otorga a los trabajadores será establecida por el convenio colectivo.
Prestaciones a la Seguridad Social.
Estas contribuciones se realizan con el objetivo de que cada persona que ha hecho las contribuciones correspondientes al periodo en el que estuvo trabajando en la empresa, pueda acceder a los distintos beneficios de la seguridad social una vez haya terminado su relación laboral. Estos beneficios corresponden a una serie de servicios y prestaciones que se le ofrecen a las personas desempleadas por parte de la Seguridad Social, pero solo podrán ser reclamadas si la empresa se encargó de realizar estos pagos mientras la persona trabajo en la institución.
Dentro de estas prestaciones se encuentran:
- Prestaciones por maternidad o paternidad (16 semanas)
- Por paro (durante dos años, donde por cada 12 meses cotizados se paga 4 meses de prestaciones)
- Riesgo durante el embarazo
- Jubilación (a partir de los 67 años)
Compensaciones por traslados
Este pago corresponde a la retribución que hace la empresa al trabajador en caso de enviarlo a otro lugar que requiera cambio de domicilio, manutención y traslado de este y su familia (en algunos casos). Este traslado no es obligatorio, pero en el caso de que el empleado lo acepte, la empresa deberá correr con todos los gastos de manutención y trasporte de los primeros meses. La compensación por traslado debe reflejarse específicamente en el cálculo de nómina como un devengo no salarial.
Indemnización por despido
Es un pago que debe otorgar a la empresa en caso de llevar a cabo un despido previo a la culminación del contrato del trabajador, sin tener una causa justificable para hacerlo. También se debe pagar en los casos de despido por fuerza mayor, es decir por acontecimientos imprevistos en la empresa.
En ambos casos la indemnización corresponderá a 33 días por cada año trabajado, en el caso del despido improcedente. Para el despido por fuerza mayor, se deberá pagar 20 días por cada año trabajado. Esta cifra deberá ser calculada con base en el sueldo base actual.
Deducciones
Las deducciones son todas aquellas cantidades que se le descontarán al empleado de las percepciones salariales. Estas cantidades se pueden descontar por distintas razones, por ejemplo si el trabajador demando de la empresa cantidades de dinero para préstamos o anticipos. También se reflejan la totalidad de las deducciones por prestaciones, impuestos específicos o pagos en especie. Dentro de las deducciones que se deben reflejar en esta sección están las siguientes:
Aportaciones del trabajador de Seguridad Social
En esta sección se van a reflejar las distintas cotizaciones de la Seguridad Social, cada una tiene un porcentaje, basándose en la cotización del empleado. Cada porcentaje se refleja en el documento de la nómina, junto con la cantidad correspondiente a dicho porcentaje.
Entre ellas se encuentran las contingencias comunes que corresponden a un 4,70%, las prestaciones por desempleo que equivalen al 1,55% si es un contrato indefinido, o 1,60% si tiene una duración específica. Las prestaciones de formación profesional, por su parte, tienen un porcentaje de 0,10%. Las horas extraordinarias normales equivalen a un 4,70% y las horas extraordinarias de fuerza mayor a un 2% de la cotización base.
Las retenciones para la Seguridad Social
Estas corresponden al porcentaje con el que se queda el Estado y dependerá de tipo de contrato que tenga el empleado en la empresa. Cuando es un contrato temporal, el aporte que se debe hacer es de 6,4% del salario base. Por otro lado, cuando el contrato es indefinido la cantidad que se debe aplicar es de un 6,35%.
Impuesto Sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF)
Cuando una persona es empleada de una empresa, el Impuesto Sobre la Renta de Personas Físicas se le descuenta de su Salario. La empresa que lo ha contratado debe hacer este cálculo dentro de la nómina.
¿Cómo calcular retención IRPF nómina?
El porcentaje que deberá declarar se calculara de acuerdo a la situación de la persona, donde se tomará en cuenta el estado civil, si tienen personas a su cargo, entre otros factores. La Agencia Tributaria ofrece tablas donde se especifica el porcentaje de cada factor, de forma que la empresa pueda calcular cuánto debe declarar cada empleado de acuerdo a su condición.
Anticipos laborales
Según la legislación, los trabajadores pueden solicitar un anticipo de tres y medio salarios base, en caso de presentar alguna urgencia personal. Este anticipo podrá ser pagado en un lapso de 12 meses sin intereses y cada cuota deberá ser reflejada en las deducciones de la nómina.
Valor de los productos recibidos en especie
Aunque esto corresponde a uno de los devengos salariales, esta cantidad deberá ser reflejada también en la sección de las deducciones, señalando la cantidad exacta a la que equivale el producto o servicio que se le da al trabajador.
¿Cómo determinar las bases de cotización para calcular nómina?
Las bases de cotización son la última información que se necesita para calcular nómina. En ellas se esponen distintos elementos sobre los cuales se calculan los aportes y contribuciones a la seguridad social, basándose en el salario y contrato del trabajador.
Hay que tener en cuenta que no todos los elementos de la nómina se deben tomar para el cálculo de las bases de cotización. Por lo que existen tres tipos de bases de cotización que se reflejan en la nómina:
- Base de Cotización por Contingencias Comunes (BCCC) la cual se calcula como la suma del salario base con cada uno de los complementos salariales sujetos a cotización, más los devengos extraordinarios.
- Base de Cotización por Contingencias profesionales y de recaudación conjunta para la cual se suma la BCCC y el equivalente a las horas extra (de acuerdo al convenio colectivo).
- Y por último se encuentra la Base Sujeta a la Retención de IRPF, la cual se obtiene de la suma de todos los devengos, y a la que se le tienen que restar aquellos devengos exentos de IRPF.
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